Tâches
Optimisez votre flux de travail
Centralisez vos tâches, transformez les e-mails en actions concrètes et suivez l'avancement en temps réel pour une productivité maximale.
Tâches
Simples et efficaces pour une prise en main rapide
Synchronisation boîte mail
Notre plateforme révolutionne la gestion des tâches en intégrant une synchronisation directe avec vos comptes Office 365 et Gmail, facilitant ainsi la transformation des emails en actions concrètes.
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de connecter leur messagerie directement à l'interface de Smartisi, centralisant la communication et les actions nécessaires pour un suivi efficace des demandes clients.
En quelques clics, il est possible de convertir un email en tâche ou en événement grâce à l'option "Transférer en message", intégrant automatiquement les détails essentiels tels que l'expéditeur, la date et le contenu du message.
Smartisi améliore également la communication avec vos clients en envoyant automatiquement des accusés de réception qui confirment la prise en charge de leurs requêtes, renforçant ainsi la transparence et la confiance.
Chaque tâche créée est ensuite ajoutée à la liste de tâches de Smartisi, où elle peut être suivie et gérée efficacement, permettant des mises à jour de statut, des attributions à des collaborateurs spécifiques, l'ajout de documents supplémentaires et l’envoit automatique de l’email de reponse au client.
Cette approche intégrée simplifie non seulement la gestion des tâches mais assure également une meilleure réactivité et une gestion optimisée des interactions client, transformant chaque email en une opportunité productive pour votre cabinet.
Automatisation
Le module de gestion des tâches intègre des visualisations dynamiques, comme des indicateurs de performance qui montrent non seulement le volume de tâches à traiter mais aussi leur statut en temps réel, par exemple, les tâches en retard ou celles dues pour la journée.
La fonction d'automatisation des tâches est conçue pour fluidifier et optimiser la gestion quotidienne dans votre cabinet.
Cette intégration avancée permet une gestion automatisée des flux de travail, transformant instantanément les communications et les interactions en tâches attribuées et planifiées.
par exemple, dès qu'un email est reçu, il peut être converti en tâche avec reconnaissance automatique du client emetteur du mail.
L'envoi automatique de réponses par email renforce la communication entre votre cabinet et vos clients. Chaque tâche générée envoie un accusé de réception au client, informant ce dernier que sa demande a été enregistrée et sera traitée.
Cette automatisation assure une réactivité sans pareil face aux besoins des clients, améliorant ainsi significativement l'expérience client tout en optimisant les opérations internes du cabinet.
Saisie des temps
Chaque tâche créée dans le système est caracterisee par des informations structurees :
- le type (administratif, fiscal, etc.),
- l'état,
- la priorité,
- et l'échéance.
Cette structuration permet une organisation claire et une répartition efficace des responsabilités entre les collaborateurs.
Smartisi facilite également la saisie des temps directement sur les tâches, point crucial pour la gestion de la rentabilité des dossiers.
Les collaborateurs peuvent enregistrer le temps consacré à chaque tâche, ce qui permet aux cabinets d'évaluer l'efficacité et la productivité de leur équipe.
Cette saisie de temps est directement liée à la facturation, facilitant ainsi la création rapide de factures qui reflètent précisément le temps investi dans les tâches. Cette méthode assure une transparence financière optimale et garantit l'exactitude des factures envoyées aux clients. Chaque tache temporaire ou recurrente peut ainsi être facturee au client.
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